Kustomisasi Sistem ERP
Sistem ERP dikembangkan untuk mengotomatisasi dan merampingkan proses bisnis di industri apa pun (Manufaktur, Layanan Kesehatan, Penyewaan, Berbasis Proyek, CRM, dll).
Sering kali terdapat perbedaan antara fungsionalitas perangkat lunak ERP dengan persyaratan unik dari pengguna akhir maupun kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, kustomisasi diperlukan agar perangkat lunak selaras dengan proses organisasi yang sudah ada, sehingga tidak hanya memungkinkan peralihan yang lancar dari proses lama, tetapi juga kesesuaian yang lebih baik antara sistem ERP dan pengguna akhir. Faktanya, menurut laporan ERP dari Panorama Consulting pada tahun 2008, 77% organisasi memerlukan kustomisasi selama implementasi sistem ERP, dan di antaranya, 34% menyatakan bahwa mereka memerlukan kustomisasi tingkat tinggi (heavy customization).
Ada kesalahpahaman bahwa kustomisasi sistem ERP memakan biaya besar atau mungkin mempersulit seluruh proses pengiriman sistem perangkat lunak, sehingga banyak yang mencoba menghindarinya. Selain itu, banyak yang khawatir bahwa setelah solusi disesuaikan secara khusus dengan kebutuhan mereka, bagian yang dikustomisasi tersebut akan dikesampingkan dan tidak disertakan dalam peningkatan versi (upgrade) di masa mendatang. Namun, apakah masalah ini benar-benar menjadi kekhawatiran besar sehingga alasan orang memilih kustomisasi sistem ERP tidak berlaku untuk paket sistem ERP standar?
Tentu saja tidak.
Faktanya, sebagian besar perusahaan memerlukan tingkat perubahan tertentu untuk memenuhi proses alur kerja mereka. Alih-alih mengubah alur operasional perusahaan agar sesuai dengan paket perangkat lunak, solusi ERP seharusnya melengkapi dan meningkatkan produktivitas serta efisiensi perusahaan Anda. Oleh karena itu, kustomisasi sistem ERP adalah pilihan bagi perusahaan yang memahami pentingnya dan manfaat dari penerapan struktur alur kerja yang teratur tanpa mengharuskan pengguna akhir melakukan perubahan besar untuk beradaptasi dengan sistem.
Lantas, apa yang membuat kustomisasi sistem ERP berhasil untuk Anda? Dua faktor kunci yang harus dimiliki oleh firma konsultan ERP adalah:
- Struktur tim yang tepat: Terdiri dari arsitek utama (chief architecture), pemrogram, analis sistem, personel QA/QC, dll, untuk mengelola berbagai aspek pengembangan dan implementasi perangkat lunak dengan baik.
- Alat versi (versioning tool) yang tepat: Untuk memantau permintaan perubahan (change requests) dan menggabungkan file versi program, guna memastikan versi tersebut terpantau dengan baik.
Meski demikian, untuk menentukan tingkat kustomisasi yang mungkin dibutuhkan perusahaan Anda, hal itu sangat bergantung pada kebutuhan manajemen/pengguna dan tujuan utama yang ingin Anda capai. Dengan demikian, Anda bersama konsultan ERP akan dapat mengidentifikasi tingkat kustomisasi sistem ERP yang optimal untuk implementasi paket sistem ERP Anda.
